François Charron
technoserv@sympatico.ca

23 octobre 2009

Commande de pièces

Une nouvelle approche

Un grand nombre de réparateurs s’empressent de commander les pièces de remplacement dès que le devis d’estimation est approuvé par l’assureur ou le  lient. Il y a de bonnes chances de manquer rapidement d’espace d’entreposage si on fait de même pour 4 ou 5 réclamations du même coup, surtout si le rendez-vous prévu pour entrer la voiture à l’atelier est des jours, voire des semaines plus tard.

L’histoire se poursuit. Lors du démontage, vous découvrez qu’il faut commander des pièces additionnelles, ralentissant ainsi le processus de réparation, répétant la procédure administrative nécessaire pour chaque commande, et vous devez aviser l’assureur qu’il y aura un additionnel. Sans mentionner que lors de la réception des pièces, inspection oblige, les boîtes seront ouvertes et les pièces vérifiées et comparées. D’où une autre commande possible à prévoir. Vous serez d’accord pour dire que le processus est plutôt lourd et improductif, et gruge dans le fonds de roulement de l’entreprise autant que dans sa profitabilité.
 

Une seule commande

Logiquement, quelle est la première pièce dont votre technicien a besoin ? Habituellement c’est la dernière pièce démontée, donc la première à réinstaller au moment du réassemblage. Alors à quoi sert-il d’ouvrir un bon de réparation et de commander à l’avance des pièces encombrantes, que vous ne pourrez installer tant que la dernière pièce nécessaire aura été reçue.

La solution ? Ne commandez aucune pièce tant que la voiture n’est pas complètement démontée. Parvenu à cette étape, élaborez un plan de réparation complet et servez-vous-en pour commander toutes les pièces une seule fois.

Pas pour vous ?

Votre argument sera probablement : « Cette façon de faire ne peut pas fonctionner pour moi à cause des délais de livraison. » Curieusement, sauf quelques exceptions, ceux qui gèrent leurs commandes de cette façon reçoivent la majorité de leurs pièces entre 24 et 48 heures plus tard. Pour celles qui proviennent de l’étranger, vous pouvez rédiger un premier devis lors de la première estimation, puis envoyer la liste au fournisseur en l’avisant de ne pas commander les pièces immédiatement, car une deuxième commande suivra probablement sous peu, lorsque la voiture sera entièrement démontée.

Un argument de poids

Lorsque vous passerez la commande, avisez le fournisseur que vous n’acceptez uniquement que les commandes complètes à la réception. Vous serez surpris de constater comment il remuera ciel et terre pour trouver la pièce manquante qui permettra de vous livrer la commande complète et être dès lors facturable.

Une gestion allégée

Dès que vous recevez la commande en entier, empressez-vous d’assigner un responsable pour inspecter et comparer les pièces reçues avec celles démontées, toutes entreposées au même endroit désigné. Une fois les pièces approuvées, disposez-les sur un chariot ou un emplacement prévu spécialement pour les pièces prêtes à installer avec le numéro du bon de réparation identifié. Vous pouvez maintenant entrer le véhicule à nouveau et observer avec quelle rapidité le processus de réassemblage se déroulera.

Le présent article a été adapté de la version originale publiée en anglais dans le magazine Collision Quarterly, édition été 2008, et rédigé par Robert Dubreuil.